Kamis, 26 Oktober 2017

Panduan Lengkap Verval PD SD SMP SMA dan SMK


Nasional.net - Panduan Lengkap Verval PD SD SMP SMA dan SMK, Didalam pengelolaan data peserta didik dihalaman aplikasi verval PD sekarang mempunyai fitur baru ialah menu Belum Memiliki NISN, Status Pengajuan Mutasi serta Data Invalid  yang dalam penggunaannya tentu memerlukan panduan agar pengelolaannya menjadi selbih akurat serta valid. Untuk membantu operator sekolah melakukan verifikasi dan validasi data para peserta didik disini kami akan bagikan tentang panduan verval PD yang terbaru.

Persyaratan untuk operator sekolah dalam pengelolaan aplikasi ini ialah harus telah terdaftar pada halaman SDM Kemdikbud, jadi bagi yang belum terdaftar silahkan melakukan registrasi SDM terlebih dahulu, dengan menunjungi halaman SDM Kemdikbud di http://sdm.data.kemdikbud.go.id/ sementara untuk operator yang sudah terdaftar diharapkan secara berkala untuk dapat melakukan update surat penugasan minimal setiap awal tahun pelajaran.

Apabila telah terdaftar nanti sudah bisa login dengan mengakses halaman vervalpd.data.kemdikbud.go.id Isikan  username (email) dan password sesuai dengan akun yang sudah didaftarkan dihalaman SDM Kemdikbud.

Di menu halaman rumah (beranda) aplikasi ini terletak di bagian kiri menampilkan perbandingan data peserta didik pada diagram pie, apabila krusor di arahkan ke diagram pie  tersebut maka akan  terlihat semua data jumlah peserta didik yang sudah validasi dalam referensi yang di gambarkan dengan warna biru, data invalid warna merah, data belum mempunyai NISN dengan warna ungu dan data tidak memiliki NISN warna orange di sertai dengan angka dan presentasenya sesuai dengan data hasil sinkronisasi dari aplikasi dapodik. Sedangkan di bagian kanan akan menampilkan grafik progres harian verval-tanggal (verval per tanggal, menu ini menggambarkan aktivitas operator sekolah setiap harinya.

A. Fitur Dalam Halaman Verval PD Kemdikbud

1. Menu Referensi,
Didalam menu ini terdapat dua menu turunan antara lain referensi aktif serta referensi lulusan.

Referensi aktif akan menampilkan data peserta didik yang telah mempunyai NISN valid serta data siswa aktif ini sesuai dengan data dapodik tahun pelajaran yang sedang berjalan. Pada menu ini sudah dihilangkannya fitur Unmatch, sehingga pihak operator sekolah harus lebih teliti dan hati-hati saat mengelola data residu sebab data residu yang telah menjadi data referensi tidak akan bisa lagi dikembalikan ke residu seperti pada versi sebelumnya.

Referensi lulusan akan menampilkan data peserta didik yang telah lulus dari aplikasi dapodik pada tahun pelajaran sebelumnya, baik yang sudah atau belum mempunyai NISN yang valid dengan keterangan melanjutkan ke jenjang berikutnya apabila data telah di tarik online oleh operator sekolah penerima di sekolah tujuan.

2. Menu Residu
Fitur ini hanya ada untuk jenjang tingkat SMP serta SMA atau SMK. Menampilkan data peserta didik kelas 7 atau kelas 10 yang belum mempunyai NISN yang valid, meskipun demikian di dalam aplikasi dapodik telah dientrikan NISN. Data juga akan dianggap sebagai residu apabila ada perbedaan entri empat variabel (NISN, Nama, tempat, serta tanggal lahir) antara data aplikasi dapodik serta arsip NISN.

Untuk dapat menyelesaikan residu dengan melakukan pencarian data pembanding

  • Silahkan klik data peserta didik, secara otomatis sistem Verval PD akan menampilkan hasil pencarian 1 dari data base arsip NISN. Identifikasi yang mirip atau sesuai data residu dengan data perbandingan (pencarian 1) dalam variabel nama, tempat, tanggal lahir, serta nama ibu kandung.
  • Apabila hasil identifikasi data perbandingan (pencarian 1) tidak mirip atau tidak sesuai, silahkan melakukan pencarian data pembanding selanjutnya dengan menekan tombol (Search Next) sebanyak lima kali pencarian.
  • Ketika hasil identifikasi data pembanding mirip atau sesuai, klik data pembanding lalu tekan tombol Match. Dengan menekan tombol Match, secara otomatis data peserta didik akan berpindah ke Referensi aktif dengan arsip NISN dari data pembanding dan penulisan data akan mengikuti penulisan data Residu yang bersumber dari Aplikasi Dapodik, dan hilang dari residu.
  • Jika dari ke 5 opsi data pembanding (pencarian ke 1 s/d ke 5) tidak ada yang mirip atau sesuai, silahkantekan tombol Not Match. Tombol ini akan aktif di akhir pencarian data pembanding ke 5 dan bisa dipergunakan. Dengan menekan tombol Not Match, secara otomatis sistem Verval PD akan memberikan NISN baru untuk data peserta didik tersebut.

Hal Yang Harus Diperhatikan Pada Saat Melakukan Verval NISN Data Residu.

  • Setiap NISN yang dientrikan di dapodik belum tentu/tidak selalu dianggap valid oleh VervalPD. Jika ada perbedaan entri/input antara data dapodik dan data arsip NISN, maka data peserta didik tersebut akan dianggap sebagai residu terlebih dahulu.
  • Semua data yang tampil sebagai residu harus diselesaikan satu per satu langsung oleh pihak operator sekolah.
  • Konsep penyelesaian residu cukup sederhana, yaitu dengan mencari dan memilih data pembanding dari database arsip NISN yang ditampilkan oleh sistem VervalPD. Dengan sesuai data pembanding ditentukan berdasarkan identifikasi untuk nama, tempat lahir, tanggal lahir dan nama ibu kandung peserta didik.
  • Pihak operator sekolah tidak boleh membiarkan data Residu (tidak menyelesaikan data residu dengan tuntas). Seluruh data residu harus dipindahkan ke Referensi dengan dua pilihan yaitu(Match dan Not Match) tidak boleh dibiarkan berada di Residu.
  • Jika tidak menemukan NISN yang “diinginkan” dari data pembanding (pencarian 1 s/d 5), klik Not Match saja, ajukan pembuatan NISN baru terlebih dahulu supaya data bisa berpindah ke referensi aktif dengan NISN baru. Jika NISN baru tidak sesuai dengan NISN di dokumen ijazahnya, ajukan perubahan NISN melalui menu edit NISN.

3. Menu Belum Memiliki NISN
Fitur baru ini menampilkan Peserta Didik Mutasi (pindahan) kelas 8 dan 9 jenjang SMP, dan kelas 11 dan 12 jenjang SMA/SMK yang belum memiliki NISN valid dari jenjang/sekolah sebelumnya dan kategori Siswa Baru Kelas 1 untuk jenjang SD.

Hal Yang Harus Diperhatikan Pada Fitur Belum Memiliki NISN

  • Seluruh data peserta didik dengan pilihan registrasi masuk rombel di dapodik sebagai siswa baru kelas 1 atau Mutasi akan ditampilkan dalam fitur ini, jika belum memiliki NISN yang dianggap valid oleh sistem VervalPD.
  • Untuk status validasi (Siswa Baru Kelas 1 SD), pihak operator sekolah cukup menunggu proses penomoran NISN otomatis, tidak ada pengerjaan apapun dari aplikasi VervalPD.
  • Setiap peserta didik baru kelas 1 SD akan diberikan NISN secara otomatis setelah batas waktu yang ditentukan,  operator sekolah harus memastikan agar melakukan pengiriman data (sinkronisasi) peserta didik kelas 1 dari aplikasi dapodik maksimal tanggal 30 September per tahun ajaran. Jika melebihi batas waktu belum juga melakukan pengiriman data, maka peserta didik kelas 1 akan diberikan NISN pada tahun ajaran berikutnya.
  • Dalamstatus validasi (Mutasi Siswa), pihak operator sekolah tidak boleh membiarkan semua data peserta didik tetap tampil di dalam fitur ini, dan harus segera di proses. seluruh data mutasi siswa harus diproses oleh operator sekolah.

Cara Menyelesaikan Mutasi Siswa

  • Klik tulisan Mutasi Siswa.
  • Cari data siswa mutasi di sekolah asal dengan syaratnya siswa harus sudah diregistrasikan keluar/mutasi keluar dari sekolah asal.
  • Agar dapat mencari data siswa mutasi di sekolah asal silahkan pilih nama propinsi dari sekolah asal, kemudian pilih nama kabupaten atau kota, dan pilih sekolah asal dengan mengetikkan NPSN. Pencarian sekolah asal, dilakukan dengan mengetikkan NPSN yang mengacu pada laman Data Master Referensi (http://referensi.data.kemdikbud.go.id/index11.php).
  • Apabila data sekolah serta data siswa ditemukan di sekolah asal, silahkan klik data siswa yang dimaksudkan lalu klik Pilih Siswa.
  • Jika sekolah ditemukan, namun data siswa yang dimaksud tidak ditemukan, cukup klik Pilih Sekolah.
  • Jika sekolah asal dan data siswa (kedua datanya) tidak ditemukan sama sekali, klik Tidak Ditemukan.
  • Setelah selesai data siswa akan masuk ke daftar antrian dinas pendidikan kab, kota, provinsi.

4. Menu Status Pengajuan Mutasi
Menu ini adalah hasil dari proses Klik Mutasi di menu Belum Memiliki NISN yang menampilkan data peserta didik yang diajukan proses mutasi siswa melalui aplikasi VervalPD. Apabila data mutasi sudah dapat persetujuan nanti akan berada pada Menu Referensi Aktif.

5. Menu Data Invalid
Didalam menu ini menampilkan data yang tidak valid dengan dilihat dari sisi Data Aplikasi Dapodik. Jika ada kesalahan dalam prosedur pengisian/entri data peserta didik di dapodik, maka sistem VervalPD akan menginformasikan kesalahan tersebut melalui fitur ini. Contoh misalnya tidak lengkapnya dalam pengisian variabel data peserta didik, tanggal masuk sekolah bagi siswa mutasi tidak valid, kesalahan penentuan registrasi masuk rombingan belajar dan lain sebagainya. Untuk mengatasinya silakan cek kembali di dapodik lalu perbaiki.

6. Menu Edit Data
Fitur ini masih sama dengan fitur di versi sebelumnya, berfungsi untuk memperbaiki data Referensi Aktif VervalPD. Ada dua jenis Edit Data antara lain ialah Edit NISN serta Edit identitas (Nama, Tempat, Tanggal lahir, Jenis kelamin serta Nama ibu kandung).

Cara Mengajukan Edit NISN

  • Untuk mengajukan perubahan, NISN harus sudah menjadi data Referensi Aktif, jika masih data Residu tidak bisa diajukan perubahan. Berikut langkah-langkahnya;
  • Klik tombol Pilih Siswa.
  • Pilih data peserta didik yang akan di  Edit NISN-nya, lalu Klik tombol OK.
  • Isikan NISN baru sesuai dengan NISN yang tercantum di Ijazah sebelumnya.
  • Lampirkan/upload scan Ijazah sesuai ketentuan. Indikator harus berwarna hijau, supaya pengajuan perubahan bisa diteruskan ke pusat. Jika indikator berwarna merah artinya ukuran file yang diunggah terlalu besar atau ekstensi file tidak sesuai.
  • Klik tombol Pengajuan Perubahan.
  • Data akan masuk ke daftar antrian proses persetujuan admin PDSPK. OPS bisa mengecek sejauh mana proses pengajuannya (sudahdisetujui/ditolak) melalui Status di fitur Edit Data.

Cara Mengajukan Edit Identitas

  • Klik tombol Pilih Siswa.
  • Pilih data peserta didik yang akan di  Edit Identitas -nya, lalu Klik tombol OK.
  • Isikan Identitas baru sesuai dengan identitas yang tercantum di akte kelahiran peserta didik atau Ijazah. Semua variabel identitas harus diisi dengan lengkap walaupun hanya satu variabel yang akan diajukan perubahan.
  • Lampirkan/upload scan akte kelahiran atau Ijazah sesuai ketentuan.
  • Dokumen yang diijinkan berupa akte kelahiran, surat keterangan lahir, ijazah upayakan scan dari dokumen asli, file ekstensi JPG atau PNG, dengan ukuran maksimal file sebesar 1 MB (Megabytes).
  • Klik tombol Pengajuan Perubahan maka data akan mengalir masuk ke daftar antrian dinas untuk proses persetujuan admin dinas pendidikan tingkat kab/kota terkait.

B. FAQ (Frequently Asked Question)

1. Bagaimana data siswa bisa hilang setelah operator sekolah menyelesaikan pengajuan mutasi? Data siswa memang akan hilang sementara saat dalam antrian proses persetujuan/approval di dinas pendidikan kab/kota dan PDSPK. Sejauh mana proses pengajuan mutasi tersebut bisa operator sekolah di cek di menu Status Pengajuan Mutasi.

2. Apa yang mesti dilakukan operator sekolah sesudah mutasi  selesai diajukan dan data siswa telah hilang dari menu Belum Memiliki NISN?
Cek menu Status Pengajuan Mutasi untuk mengetahui pengajuan mutasi sudah disetujui atau belum. Apabila belum di approve, konfirmasi ke operator dinas pendidikan kab atau kota setempat dengan membawa lampiran dokumen mutasi siswa untuk verifikasi dokumen secara langsung atau bisa melaluimedia lain tergantung kebijakan dinasnya masing-masing.

3. Bagaimana jika NISN siswa mutasi hasil persetujuan mutasi (approve) oleh dinas pendidikan tingkat kab/kota dan PDSPK tidak sesuai dengan NISN siswa tersebut di ijazah sebelumnya? Apabila NISN hasil approve dinas pendidikan tingkat kab, kota, PDSPK tidak sesuai dengan NISN siswa di ijazah sebelumnya, silahkan pihak operator sekolah mengajukan edit NISN melalui Menu Edit Data atau Pengajuan NISN.

4. Apa yang harus dilakukan oleh operator sekolah  jika ada data siswa yang masuk ke menu Belum Memiliki NISN, tetapi status validasinya bukan “Mutasi Siswa” melainkan “Belum Memiliki NISN” padahal siswa tersebut adalah siswa mutasi? Perbaiki data siswa melalui aplikasi dapodik terlebih dahulu. Keluarkan siswa dari rombongan belajar kemudian masukkan kembali, dengan memilih registrasi masuk sebagai Mutasi. Simpan lalu sinkron dapodiknya. Tunggu beberapa hari hingga status validasi siswa berubah menjadi “Mutasi Siswa”. Setelah itu, silakan operator sekolah memproses pengajuan mutasinya mulai dari Langkah 1 s/d 3.

Demikian yang dapat kami sampaikan mengenai Panduan Lengkap Verval PD SD SMP SMA dan SMK, semoga bermanfaat sekian dan terima kasih.